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加强信息化建设 发挥办公室职能作用

2017-09-19 09:14   来源:未知 作者: 张红超  点击:

随着社会的不断发展,单位办公管理部门也逐渐得到了充分的重视。作为一个综合性的协调部门,它不仅能够对当前的行政工作起到帮助作用,也充分体现了当前工作形式。与传统的办公平台不同,现代化的办公室工作主要以信息建设为前提,以消息的分类为主导,以资料的收集、处

加强信息化建设 发挥办公室职能作用
     张红超   中煤建筑安装工程集团有限公司
摘要:随着社会的不断发展,单位办公管理部门也逐渐得到了充分的重视。作为一个综合性的协调部门,它不仅能够对当前的行政工作起到帮助作用,也充分体现了当前工作形式。与传统的办公平台不同,现代化的办公室工作主要以信息建设为前提,以消息的分类为主导,以资料的收集、处理、反馈为首要方式的一种建设职能。因此,本文从加强办公室信息化建设的意义入手,对实际的构建内容进行分析。
关键词:信息化;办公室;职能
从本质上来讲,办公室的职能是综合性、全面性的。它主要是协调各部门之间的工作关系,为单位提供优质服务的一种形式。对于各级领导来讲,单位办公化是必不可少的。对于下级员工来讲,它起到了沟通联络的作用。而办公室的常规管理工作就是“信息管理”。它不仅使单位部门间的联系性更加紧密,也提升了工作效率,为决策的民主化、准确化奠定了基础。
  • 加强办公信息化的重要意义
  • 交流信息,通报工作
搞好服务是办公室工作的落脚点,它表现在日常生活中的各个环节,既能够对资料进行筛选,为领导的决策提供比较有价值的信息,又可以对基层工作人员进行监督,是单位工作的主要环节。而作为其特殊性意义之一,交流信息,通报工作是最重要的一点。信息的收集不管对于哪一单位都是极其关键的,它影响着人员的工作效率与质量。首先,信息是单位与外部市场之间的纽带。如果想要提升该单位在经济社会中的竞争力,赢得消费者的认可,就要及时的掌握最精准的决策报告,这样才能够为工作的部署提供有利条件。其次,在一个大的单位中,想要使得人员之间得到最佳的配合,信息的分享是必不可少的。尤其是在当前网络化、科技性的社会当中,它能够起到沟通交流与总结推动的作用。另外,办公信息化职能要从办公人员的行为入手,加强人员的技术性,做好监督,提升任务的落实性。最后,办公人员要注重工作中的每一个细节,立足于整体形势,在不脱离单位的办公主旨的情况下加大工作力度,能够做到不错过每一条有价值的信息,认真梳理。
  • 收集信息,提供高质量服务
不管是何种类型的工作,提供高质量的服务都是我们的最终目的,办公信息化建设更是如此。从本质上来讲,单位领导者要以信息为判断准则,作为具体的依据,同时它也是管理的基础与前提。信息资料是建立在客观事实上的整合形式,它不以任何人的意志为转移,是比较全面性的管理方式。办公人员不但要学会信息的分类,也要根据相关的性质,将其中的重点与难点加以区分,使决策者在观看的同时能够一目了然,充分把握好当前的工作要点与走向。当然,办公信息化建设工作也不是一蹴而就的,它是一个长期的管理过程。办公人员要能够分辨真伪,学会信息的挖掘与深化。
  • 做好宣传,树立形象
做好宣传,树立形象是每一个单位发展的立足点,也是其中的优势与特色所在。从某种程度上来说,单位的接收业务与销售市场不同,对自身的定位也不尽相同。办公室的建设也相当于单位的外联部门,有义务进行形象的宣传。在信息收集的最终阶段,工作人员要清晰的划分出单位的优势和特点,将这些鲜明的特征显示出来,并根据其中的内容作出相应的规划,对好的工作经验与形象进行宣传,通过与外界媒介的沟通,来使消费者看到一个完美的形象,得到他们的信任。同时,这种交流宣传也是促进单位和谐发展的重要前提,能够使工作人员拥有一个统一的目标。
  • 做好办公室信息工作的内容
  • 做好资料管理工作
资料管理工作是办公室信息化建设的基础,也是单位发展的首要前提。它是以信息收集为主线,以信息整理为主要过程,以筛选信息为关键,以传递和应用为最终目的的资料管理方式。第一,办公管理人员要将资料信息分为有用和无用两种。在有用信息中进行程度区分,将关于市场的重点与热点进行整合,呈现在决策者的面前。第二,实现信息网络资源的全面化。信息收集应该以“网络”为主要平台,通过总体内容的筛选提取出高质量的服务内容。另外,要提高办公室人员的总体素质,定期的开展技能训练工作,使人人都能够灵活的运用相应的办公软件进行操纵。
  • 实现部门信息化
部门信息化是办公室职能发挥的关键,也是工作数字化、科技化的前提条件。第一,要利用信息化手段加强各部门之间的联系。例如:除了各部门之间的日常沟通外,单位也要构建整体的数字化平台。我们也可以将其称为单位的“内网”。在此平台下,员工不仅可以将自己整理的好的信息进行疏通,也能够畅所欲言,提出对单位的一些良好建议。另外,要加强办公室人员与部门之间的联系。单位可以在二者之间开创微信或者是qq交流平台,用于日常工作的整合以及优化。在此情况下,单位人员的工作效率也会进一步得到提升,从而创造更大的经济效益。
  • 会议筹备与烟酒招待采购
办公室信息是会议筹备的必要前提,也是工作顺利进行的保障。首先,办公室人员要根据会议的主体筹备好相关的研究材料,可以将内容输入到电脑中,以PPT的形式呈现出来,在内容划分的基础上提升工作效率。也可以将事先准备好的信息内容以纸质的形式打印出来,在会议中为工作人员分发,加强工作的联系性。其次,在烟酒招待采购方面,也是各单位的必要花销之一。办公室人员要加强信息化的相关投入,建立与外部市场的联系,寻找长期的合作单位,取得最佳的购入价格,实现配送与管理的一体化。
  • 加强办公室信息化的建设和管理
    随着社会的不断进步和改革,办公室管理工作需要在新形势下不断的优化办公管理体系,虽然会存在一些新问题,但是一定要积极的开拓创新,与时俱进,认真的履行岗位职责,努力加强办公室信息管理工作,更好的提升办公室信息服务水平,积极的发挥办公室综合管理职能,促进企业长远发展。
(一)领导重视
如何发挥办公室职能的关键是加强办公室信息化建设,加强办公室信息化工作的关键是领导的重视度,重视办公室的硬件配置,领导要给予资金支持,添置必要的硬件设施和配置。
  • 加强办公室信息人员队伍建设
要做好信息管理工作,就要加强信息人员的队伍建设,在人才的选用上要严格选拔,组织信息人员积极参加业务培训,不断的提升信息员的专业素质和技能,使信息员有良好的敬业精神,提高写作水平,提高业务技能。
  • 投入硬件设备
在办公室信息化的建设中,加强硬件设备的投入,有利于工作的有效开展,同时也要加强对硬件设备的日常维护。
  • 办公自动化的建设
在办公室信息化管理中,要合理的运用办公自动化手段,领导要严格要求办公人员学会使用办公自动化操作系统,积极的做好电子公文运行的管理,有效的提高工作效率。
  • 提高信息工作质量
信息的质量是信息的关键,没有质量的信息是没有任何意义的,要提高信息的质量,就要严格的加强信息收集的严谨性,对信息的整理也必须严格规范。同时要及时给领导反馈信息,由于领导决策的依据就是信息,领导在做任何决策时,都要进行合理化处理,所以要求信息员反馈给领导的信息要准确和及时,这样才能使领导的决策在实施过程中有效的控制,从而提高了领导决策的有效性、合理性和科学性。
  • 加强对办公室人员的自身素质建设
加强办公室人员的政治学习,不断的提升办公室人员的政治思想素质和道德素质,组织开展业务知识学习,提升问题的分析能力。
  • 搞好工作作风
办公室信息员要学会调查研究、深入实践、了解情况,善于捕捉信息,对发生的情况和问题要做好正确判断,把收集的准确信息汇报给领导,信息可以包括员工的心态和工作单位的一些实际情况,为领导的决策提供有价值的信息,促进单位更好的发展,同时有效的发挥了办公室职能。
四、结语
综上所述,本文从两个方面作为着手点,首先讨论了加强办公室信息化的作用和意义。其次,从单位本身出发,对办公信息化构建内容予以分析。从而得出:新时期下办公室的信息化职能至关重要。它不仅能够使各部门之间的联系性加强,提升工作效率。也为相应的决策提供了民主化信息,促进单位的可持续发展,为信息服务水平的提升奠定良好基础。
参考文献:
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