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档案利用和档案价值的反思

2017-09-15 09:11   来源:未知 作者:李群 甘肃省敦煌市青  点击:

对于企业或者单位内部的信息资源存档工作而言,必须要加强利用和保存,这对于企业或者单位的发展过程具有重大的意义。档案的利用与档案的价值之间关系密切,需要相关人员认真思索,合理开发和利用档案的资源,并发挥重大的作用。

档案利用和档案价值的反思
李群  甘肃省敦煌市青海油田供水供电公司
 
摘要:对于企业或者单位内部的信息资源存档工作而言,必须要加强利用和保存,这对于企业或者单位的发展过程具有重大的意义。档案的利用与档案的价值之间关系密切,需要相关人员认真思索,合理开发和利用档案的资源,并发挥重大的作用。
关键词:档案;价值;利用
作为信息资源的重要载体,档案在企业以及单位在发展过程中的作用是十分巨大的。现代企业或者单位在发展过程中,无论是对档案的保存还是对档案的实际利用,都要求企业或者单位内部人员从实际出发,充分对档案存储进行合理的利用。反思如何做好档案的价值和利用工作,通过合理的方法和手段真正让档案的价值最大化。
  • 档案的价值
档案属于企业单位的重要资料。在企业以及单位中不断进行工作的记录,对企业或者单位当前及今后的发展具有重要的指导作用[1]。在档案材料的管理中,价值是非常主要的活动主体,包括个人以及集体国家等方面。做好档案的信息材料的整体和采集、收纳工作是非常重要的。在主体被利用的前提下,档案材料的积极作用能否得到发挥,是要看价值能否被充分体现。档案的材料如果能被充分地加以体现,则说明档案的相关主体被利用得较为充分。但是在档案的价值体现的过程中,人们需要不断地进行档案的整理和采集工作,任何一个环节出现疏漏,都会造成档案的价值不能得到充分的体现。
对于档案的价值,应按照其等级标准进行分类,第一类档案的价值,具有长远的存储价值,这部分的档案材料应发挥其应有的重要作用,在档案的价值的体现上,不仅发挥其保存的价值,也让档案的保存意义得到体现。价值在档案的主体中的作用,体现在价值的显示以及长远的作用上。这就是档案保存的意义所在。保存的时间主要取决于档案的资料以及档案的作者所具备的重要的意义。同时,档案的资料以及其他相关人员的意义以及具有的价值,体现在当前的社会活动中,所谓档案资料,是需要对相关人员进行指导后,才能更好地发挥各种活动的应有作用的。长远来看,档案资料经过长时间的保存以后,社会发展过程中的有关实践活动是具有重要的作用的[2]
  • 档案利用的有效措施
首先,当今社会的信息技术日益成熟,现代化档案服务水平不断提升,人们的生产、生活以及学习等在信息技术的帮助下,不断地进行着改进和完善。包括分析问题解决问题,处理问题的方法。实际工作过程中,为了节约时间,人们开始利用计算机网络进行资料的查找,资料的运用等,将档案工作服务水平不断地提高。档案的信息资源在信息化和电子化上建设的日臻成熟。所有的资料都被存储在计算机的内存里,使得档案的资料存储的地点减少,但是真实性和完整性提高了。而且人员得到档案资料的权限也被大多数档案资料管理中心逐步放开。一些档案在涉及到隐私或者相关机密的时候,可以被转化为信息资料或者数据化资料,并且可以进行严密的处理和加工[3]
其次,为了能够将档案资料进行有效的利用,建立档案资源中心加强档案管理,是非常必要的。相关工作人员要加强档案的管理,在档案的真实性和完整性加以完善。同时不断引进高素质的人才,通过定期培训等工作,使得工作人员能够将档案的管理方法和技术加以掌握,管理好档案。对于档案的管理要加大管理力度,首先要注意档案的资料性质的审核,然后将相关档案进行适度的开放,让更多的人能够学会利用档案[4]
对档案资料进行利用,首要的就是要强化档案的资源的交流和共享受。档案资料的利用效率能够得到提高,价值能够得到发挥,进行档案管理部门的交流和沟通是必不可少的,档案资源的利用应给予加强和重视,档案的利用率得到不断的提高,档案的资源能够被认可,并且具有社会影响力,档案的资源作用及价值能够得到和很好的发挥[5]
第三,档案资源包括民生、电子健康、电子信用档案等,在信息资源呈爆炸式增长状态的同时,用户对这些新类型档案的利用需求也在逐年上升。档案资源的过程中注意丰富新类型档案的数量档案资源是档案信息资源利用工作的物质基础和前提,没有数量丰富的做支撑,档案利用工作就是水中月、镜中花,及时调整档案收集策略,档案信息资源的种类和档案服务机构也与档案利用工作能否顺利进行挂钩[6]
三、结语
现代社会的重要信息资源就是档案的资源。在企业或者单位的发展过程中,档案管理以及价值始终是值得深思的,对档案加以利用并且深刻的讨论,采用积极的方法提高档案的资源利用率,使得档案的资源能够服务于企业,服务于发展,在企业和单位发展过程中发挥不可替代的作用[7]
参考文献:
[1]连志英.档案信息服务实证分析:基于研究中国近现代史学者档案利用需求的调研[J].档案学研究,2012,(4):50-54.
[2]赵力华.论政府信息公开法制建设新进展对档案利用的促进[J].档案学研究,2012,(3):33-36.
[3]沈志华.中苏关系史研究与俄国档案利用[J].社会科学,2014,(8):131-145[4]李雪梅.论后PC时代档案利用中的问题及对策[J].兰台世界,2015,(29):82-84.
[5]张家英.人事档案利用的困境与突破[J].档案学研究,2012,(2):31-34.
[6]王晨.微信在档案利用服务中的新策略研究[J].北京档案,2015,(11):30-31
[7]马仁杰,蔡璇,孟璐等.论网络环境下影响档案利用行为的因素[J].档案与建设,2016,(6):10-13