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大数据时代背景下分析档案利用服务

2017-03-08 15:12   来源:未知 作者:叶淑仪  点击:

叶淑仪 东莞市经济和信息化局 摘要: 伴随着计算机的不断普及,我国已经迈入了大数据时代,对企业的档案整理工作又提出了新的要求。本文主要讲述了在大数据时代背景下档案利用服务面临的挑战和在档案利用服务中需要注意的问题,以及就在数据大时代的背景下如何更好的促


叶淑仪  东莞市经济和信息化局
摘要:伴随着计算机的不断普及,我国已经迈入了大数据时代,对企业的档案整理工作又提出了新的要求。本文主要讲述了在大数据时代背景下档案利用服务面临的挑战和在档案利用服务中需要注意的问题,以及就在数据大时代的背景下如何更好的促进档案利用服务提出了一些发展策略。
关键词;大数据;档案;利用服务;挑战;策略
大数据是指海量的非结构化的数据,具有实时性大,数量大等特点,如今,在大数据的时代背景下,在档案的管理利用服务上给企业带来了巨大的挑战和机遇,企业合理的应对大数据给档案利用服务到来的挑战有助于增强企业抢先得到数据资源从而使企业得到快速的发展。
一、大数据时代背景下档案利用服务面临的挑战
    (一)如何更好的查询所需的信息
    伴随着数据量在不断的增大,档案的信息化在不断的推进,很多所需要的信息会很容易被淹没在大量的数据信息下,使的查出来的信息很多都是不需要的数据,而且很多时候由于信息数据过大,轻则造成信息无法响应,重则会造成信息丢失,无法对档案进行有效整理。因此在大数据背景下,如何更好的搜寻自己所需要的准确的信息成为对企业的一个重大挑战。
  (二)如何更好的搜寻到有用的信息
    在大数据的时代,依靠人为的纸质的档案记录已经无法适用现在的信息时代,如今数据量巨大,而且全是非结构的多样化的数据,如果只是单纯的依靠人工纸质去翻阅是远远不能解决问题的。要想在巨大的数据量中搜索到有用的有价值的信息需要经过复杂的收集,处理和分析,因此,在信息化的时代如何合理的运用技术去挖掘有用的信息是大数据时代下对档案利用服务的一个巨大的挑战。
(三)如何对档案进行科学有效的管理
    数据从生成到存储归档再到对外传播的整个过程中会受到很多因素的影响,而各种外界因素的出现会导致数据归档的任务变得困难,在这个过程中数据会不断的增加,档案的管理利用和维护也会变的成本巨大。因此,需要档案管理人员摒弃原来的档案数据传统的管理思想,要改进措施提升档案管理的效率。
(四)如何应对非结构化的数据的不断增多
我们日常所接触的数据包括非机构化数据和结构数据,但随着大数据的不断普及,以后信息越来越多的会是非结构化的数据,因此需要我们清楚未来数据的发展方向,从而使计算机更加准确的了解未来对信息的需求,从而显示更多的非结构化的数据。但非结构化数据的不断增多会使存储技术在吞吐能力和扩展性方面的性能下降,从而使数据库出现问题,所以对新一代存储技术的探索也是我们所面对的一个巨大的挑战。
二、大数据时代背景下档案利用服务应该注意的问题
    在大数据时代影响下,档案利用服务并不局限于以往的应用范围,与此同时在实际的应用过程中需要注意的问题如下:
 (一)人才相对短缺
    数据信息在飞速的增长,导致数据的档案工作人员相对短缺,尤其缺少具有深厚的专业知识的数据分析人才。为提高档案利用服务的效率就必须要解决人才短缺的问题,仅仅只是靠大学的专业培养和引进一些外来的技术人员方法是远远不够的,其无法满足档案数据对专业档案人才的需求,因此需要国家对所需的人才进行特别培养,从而更好的服务于档案工作。
(二)档案的数据安全存储问题
档案数据的安全是档案工作者需要关注的重点,现今网络环境复杂,在档案的建设中一定要注意档案信息的安全性和完好性。然而,档案数据信息不断增加会使档案数据遭到威胁,甚至可能出现丢失损坏数据信息的情况,因此一定要重视档案数据存储的安全问题,以避免在档案整理过程中数据信息丢失情况的发生,减少不必要的损失。
(三)档案信息服务的思想创新问题
无论是在工作的理念方面,还是服务用户的方面,档案信息的思想一定要跟上时代的节奏,保持创新。国家的档案机构已经从单一的服务群体转变为为社会的各个方面都进行服务,伴随着市场经济之间的竞争的不断加剧,档案部门不仅仅要完善服务的手段,还应该使工作做到具有细致性,及时性和完整性等方面。同时档案工作的服务需要满足社会不同层次的不同的知识的需求,这就需要档案人员不断的进行补充学习,提高工作效率。
三、大数据时代背景下档案利用服务发展的策略
    在信息化快速发展的21世纪,人才以及资源的竞争逐渐转变为数据的竞争,由此大数据档案管理方式便应运而生,但是在其实际的应用过程中依然存在问题。为使数据的利用服务得到有效发展,笔者以自身的经验为基础,结合实际发展情况提出以下建议。
(一)要充分利用先进的技术
    大数据使人们面临巨大数量而且样式多样的档案数据信息,这样会很容易导致一系列的问题发生,由于现在的而技术不够先进使人们无法搜寻到自己想要的有用的信息,或者直接查不到信息。因此在大数据时代背景下,我们要充分利用现在的先进的技术在海量的信息中,来搜寻挖掘我们所需的精准的数据信息,从而提高档案利用的服务效率,为数据的查询提供方便。
(二)加强对档案数据的创新
    档案利用服务工作离不开创新,档案利用服务创新的主体和基础就是档案的数据资源,首先要拥有丰富的档案资源数据才能真正的发挥档案利用服务的价值。因此,在进行档案利用服务的时候,要采取多种方法积极的去引进新的数据资源和创新一些的文献资料,只有专业数据库内的资源足够充足才能满足不同档案用户对档案数据的不同的需求。另外,现在是一个信息高速传播的时代,需要对网上的资源进行合理的运用和传播,并且由专业的计算机技术和网络技术的人员来负责对网上资源进行建设,从而强化信息资源的检索功能,使档案利用服务系统变得更加完善。
(三)加强对档案资源的共享
现阶段,不同的档案服务部分之间的资源还没有实现真正的资源共享,对于自己的内部资源会处于一种保护的状态,这样会非常不利于档案服务的展开。因此,这就需要档案的管理部门利用可以用到的管理手段,采取自己的方法去消除档案资源之间的壁垒,使档案信息服务部门之间的沟通交流增加,提高信息之间的透明度,从而使档案信息能够发挥出更大的价值。另外,档案信息的管理者也应该利用现在的先进技术,打破信息主体之间的壁垒,使各个信息主体之间进行沟通,从而使档案信息的主体相互协调发展,并使广大的用户都能接触到档案信息,充分发挥档案资源的价值。
 (四)充分运用“云计算”
伴随着数据信息的不断增加,档案库会出现数据膨胀的现象,这样会非常不利于有用信息的检索,而档案库出现膨胀的原因主要是因为存储计算的资源分配不够合理,使系统数据库在处理海量的数据时数据库的构架缺乏灵活性。这就需要数据技术框架中的云计算技术来解决这个问题,云计算技术的调配计算资源的能力非常强大,在清楚所需处理的数据的规模后,可以准确快速的配置出档案管理所需的计算资源和存储,这样可以极大的提高档案的利用服务率。
四、结语
   综上所述,现今社会已经迈入了大数据时代,数据的不断增大给档案的利用服务带来了巨大的挑战,但同时也是巨大的机遇,我们需要在了解大数据的特点的基础上,采取有效的策略积极应对大数据时代给档案工作带来的挑战,提升在大数据背景下档案利用服务的效率。
参考文献:
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[6]李扬. 大数据时代背景下的档案利用服务探究[J]. 办公室业务,2016,12:124.
 

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